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Autocertificazione: domande e risposte

Chi deve accettare l’autocertificazione?
L’autocertificazione si applica nei confronti di:
· tutte le amministrazioni pubbliche, comprese Scuole, Università, Motorizzazione Civile, Comuni.
·  Privati (aziende, società, ecc) che gestiscono o hanno in concessione servizi pubblici come trasporti, erogazione di
energia, servizio postale, reti telefoniche, ecc.(ad esempio Enel, Ferrovie dello Stato, Poste Italiane).

Quando non si può ricorrere all ‘autocertificazione ?
· per l’attività svolta dai notai essendo questi ultimi qualificabili come esercenti una pubblica funzione
· nei rapporti con i Tribunali ai quali è necessario presentare i certificati.

I gestori di servizi pubblici sono sempre obbligati ad accettare le autocertificazioni?

I concessionari e i gestori di un pubblico servizio possono trovarsi a svolgere sia attività connesse con la gestione del servizio (nei rapporti con l’utenza), sia attività ulteriori di natura privatistica per le quali sono da considerarsi in tutto e per tutto come soggetti privati ad es. rapporti con i propri dipendenti o con i fornitori. In questi casi non sono obbligati ad accettare l’autocertificazione.

Le Poste Italiane sono obbligate ad accettare l’autocertificazione per l’apertura di un conto corrente postale?
L’Ente Poste Italiane s.p.a. si caratterizza come gestore di pubblico servizio solo per il servizio postale ed è quindi tenuto ad accettare l’ autocertificazione, ma non lo è quando esplica attività di natura finanziaria assimilabile a quella bancaria. L’apertura e la gestione di un conto corrente rientra in tale tipologia di servizio.

Il cittadino è obbligato ad usare nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i privati gestori o concessionari di pubblici servizi l ‘autocertificazione?
No. Il cittadino ha la facoltà e non l’obbligo di fare ricorso alle dichiarazioni sostitutive di autocertificazione e di atto di notorietà.

I dipendenti comunali possono rifiutarsi di rilasciare i certificati richiesti dai cittadini?
No, poiché il ricorso all’autocertificazione non è un obbligo per il cittadino e le amministrazioni devono rilasciare un certificato richiesto.

I privati hanno l’obbligo di accettare l ‘autocertificazione?

I privati possono accettare le dichiarazioni sostitutive di certificazione e di atto di notorietà, ma non ne hanno l’obbligo.

La firma delle istanze e delle dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà rivolte ai privati deve essere autenticata?
Nel caso in cui i privati decidano di accettare l’autocertificazione, per le dichiarazioni sostitutive di certificazione non è mai prevista la firma autenticata. Per le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà, invece, la firma deve essere autenticata da un notaio, cancelliere, segretario comunale o funzionario incaricato dal sindaco (art. 21 comma 2 DPR 445/2000).

I cittadini italiani e comunitari non residenti in Italia possono usare le dichiarazioni sostitutive di certificazione e di atto di notorietà?
Si poiché per i cittadini italiani e comunitari il requisito per l’applicazione delle norme sull’ autocertificazione è la cittadinanza.
Pertanto le norme sulle dichiarazioni sostitutive si applicano integralmente anche ai cittadini italiani e comunitari residenti all’estero nei rapporti con le pubbliche amministrazioni italiane.

L’autocertiìcazione può essere utilizzata anche dai cittadini extracomunitari?

Innanzitutto il cittadino extracomunitario deve essere in possesso del permesso di soggiorno. Il cittadino extracomunitario può dichiarare soltanto quei fatti, stati, qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici (ad esempio, non potrebbe essere oggetto di dichiarazione sostitutiva il possesso di un titolo di studio conseguito all’estero). Sono comunque fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e regolamenti sulla disciplina dell’immigrazione e la condizione dello straniero.

I cittadini extracomunitari possono autocertificare il permesso di soggiorno?
No. Il permesso di soggiorno non può essere autocertificato, ma deve essere esibito ai sensi dell’art. 6 del DLgs 286/98.

Quando si ricorre alla dichiarazione sostitutiva di certificazione e alla dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà?
All’ autocertificazione si ricorre in tutti i casi espressamente individuati dall’art. 46. In questi casi la dichiarazione resa dall’interessato sostituisce un certificato o un attestato rilasciato o detenuto da una Pubblica Amministrazione.
Al di fuori dei casi indicati dall’art. 46 è possibile ricorrere alla dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà che riguarda tutti i fatti e qualità e condizioni personali che sono a diretta conoscenza dell’interessato.

Le fatture giustificative di una spesa per ottenere contributi da parte delle pubbliche amministrazioni possono essere sostituite da dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà?
Le dichiarazioni sostitutive sono relative alle certificazioni amministrative concernenti stati, fatti e qualità personali. Poiché le fatture non rientrano in questa fattispecie ma rappresentano un atto di altra natura, non è possibile presentare in loro vece dichiarazioni sostitutive.
L’art. 19 del DPR 445/2000 stabilisce però che con dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà si può dichiarare di essere a conoscenza che la copia di documenti fiscali, che devono obbligatoriamente essere conservati da privati, è conforme all’originale. Quindi anche per le fatture può essere seguita questa procedura. La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà deve essere firmata davanti al dipendente addetto a ricevere la documentazione, oppure inviata con allegata la fotocopia del documento di identità di colui che sottoscrive.

Può una quietanza liberatoria essere oggetto di una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà?
No, perché la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è una semplice “dichiarazione” di conoscenza e non può riguardare anche fatti che contengano dichiarazioni di volontà.

Un dipendente può ricorrere alla dichiarazione sostitutiva per attestare assenze dal lavoro per motivi di salute?
No, un dipendente che si assenta per malattia, sia pure della durata di un solo giorno, non può ricorrere alla dichiarazione sostitutiva per attestare la causa dell’assenza stessa. L’art. 49 del DPR 445/2000 prevede, come noto, la non sostituibilità dei certificati medici.

Si può ricorrere alla dichiarazione sostitutiva per attestare lo stato di invalidità?
Ai sensi dell’art. 49 del DPR 445/2000 non possono essere oggetto di dichiarazione sostitutiva i certificati medici e sanitari.
Tuttavia, lo stato di invalidità riconosciuto dalla competente autorità sanitaria, essendo un fatto a conoscenza dell’interessato, può essere comprovato mediante la presentazione di una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà. Naturalmente deve trattarsi di uno stato già accertato in precedenza dalle competenti autorità sanitarie e risultante da idonea documentazione (es. libretto sanitario) di cui l’interessato si limita a riprodurre la conoscenza.

Si può autocertificare un certificato catastale?
Si, il certificato catastale si può autocertificare con dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà ai sensi dell’art. 47 del DPR 445/2000. Ciò però non è possibile per la planimetria catastale o per gli estratti di mappa che non sono dichiarazioni di conoscenza.

Si può usare il documento di riconoscimento per sostituire i certificati relativi ai dati in esso contenuti se uno o più dati hanno subito modifiche?
L’esibizione del documento di identità consente di sostituire i certificati relativi ai dati attestati nel documento medesimo.
Nel caso in cui nel corso del periodo di validità del documento uno dei dati riportati dovesse cambiare, l’interessato potrà comprovare con l’esibizione del documento i dati rimasti invariati e con dichiarazioni sostitutive di certificazioni quelli modificati.

Il cittadino può essere identificato attraverso un documento di riconoscimento scaduto?
No, per le norme relative alla materia della pubblica sicurezza.

Oltre la carta d’identità, quali altri documenti possono essere considerati “documenti di riconoscimento”?
Sono equipollenti alla carta di identità il passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici, il porto d’armi e comunque le altre tessere di riconoscimento purchè munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente rilasciate da un’ amministrazione dello Stato (art. 35 del DPR 445/2000).

Alle istanze e alle dichiarazioni sostitutive da inviare alle pubbliche amministrazioni e ai gestori di servizi pubblici deve essere sempre allegata la fotocopia del documento di identità?
Si, l’art. 38 del DPR n.445/2000 stabilisce che le istanze e le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà da presentare a questi soggetti, se non vengono firmate davanti al dipendente addetto, devono essere inviate allegando la fotocopia del documento di identità. Quelle da presentare ai privati invece devono avere la firma autenticata ai sensi dell’art. 21 (da parte del notaio, cancelliere, segretario comunale o altro dipendente comunale).

Le disposizioni del DPR 445/2000 hanno modificato la previgente normativa in materia di imposta di bollo?  
No. Il bollo continua ad essere pagato in tutti i casi previsti dalla specifica normativa sull’imposta.

E’ possibile inviare un’istanza o una dichiarazione sostitutiva per via telematica?
Si, ma a condizione che siano sottoscritte mediante la firma digitale o che il sottoscrivente sia identificato dal sistema informativo con l’uso, quando troverà attuazione, della carta di identità elettronica (art. 38 DPR 445/2000).